Les 5 secrets derrière mon organisation business

Avant, j’étais désorganisée et bordélique. Avant, j’étais une experte de la procrastination. Mais ça, c’était AVANT. Avant que je décide de lancer mon business en 2021. Et pour la petite histoire, si tu ne me connais pas encore, mon entreprise, je l’ai lancé un peu « au pire moment ». Juste après la naissance de mon fils. Concrètement, j’ai découvert en même temps la vie de maman et la vie d’entrepreneure. Un bonheur absolu, pour ces 2 nouveaux aspects de ma vie. Mais aussi, beaucoup de travail, beaucoup de choses à faire, beaucoup de charge mentale … Aujourd’hui, mon business en est toujours à ses débuts mais depuis la fin de mon congé parental en juin 2022 (et mes débuts officiels d’entrepreneure), j’ai connu une très belle progression. Et je sais que ça n’aurait pas été possible si je n’avais pas appris à m’organiser. A travailler mieux pour pouvoir travailler moins.

Si toi aussi, tu galères à t’organiser, à jongler entre les différents pans de ta vie (que tu sois maman ou non, d’ailleurs), cet article est fait pour toi ! Je t’y livre mes 5 secrets pour organiser mon quotidien d’entrepreneure (moi qui suis et j’insiste sur ce point, une QUICHE en organisation à la base).

Secret n°1 : toute mon organisation est centralisée

En matière d’organisation, j’ai longtemps été une grande fan des carnets et notamment des bullet journal / planner. Et ça serait te mentir de te dire que ça ne me manque pas. Et que je ne suis pas tentée tous les 3 jours de m’acheter un nouveau bujo 😆

Mais mais mais, le gros point noir avec les bullet journal, c’est que ça me prend énormément de temps. Parce que je ne suis pas du genre « bujo minimaliste ». Moi il me faut des dessins, de la couleur, des mises en page sympas, des doodles tout mignons … Du coup, j’y ai renoncé. Parce que ce n’était pas du tout logique de garder un système d’organisation qui me faisait perdre plus de temps qu’il m’en faisait gagner.

A la place du papier, je me suis reportée sur le numérique. Et j’ai décidé de bâtir tout mon système d’organisation à un seul endroit : Notion. Si tu ne connais pas Notion, il s’agit d’un outil d’organisation hyper complet, qui te permet notamment de prendre des notes, de créer des tableaux, des plannings, des trackers, de gérer ton agenda, de mettre en place des rappels automatiques … Très concrètement, tu peux à peu près tout faire sur Notion. Au départ, ce n’est pas évident à prendre en main (justement, parce que les possibilités sont infinies mais que l’on part de pages complètement vierges). Mais c’est très intuitif et on apprend vite, sur Notion !

Et si tu veux te tourner vers Notion mais que tu as la flemme de créer tes propres pages, ton propre système d’organisation, sache que tu peux utiliser des templates prêts à l’emploi (gratuits et assez basiques sur Notion ou plus élaborés (et jolis) que tu peux acheter en ligne).

Notion a remplacé le bullet journal pour moi. J’y ai intégré ET des pages pro ET des pages persos. J’y mets notamment :

• mes objectifs annuels
• mes to do list (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle)
• mes trackers d’habitude (routine beauté, sport, session cocooning, soirées off, temps de travail)
• mon agenda avec tous mes rendez-vous, pro et perso
• mes tableaux de suivi (financiers, de projets clients, de projets perso/pro …)
• mon calendrier éditorial
• mes listes d’hashtags pour Instagram
• mes notes (toutes les choses qui me passent par la tête)

Je m’arrête là mais cette liste n’est pas exhaustive ! J’ai TOUT sur mon espace Notion. Et très concrètement, le fait d’avoir tout centralisé en un seul endroit est un énorme gain de temps !

[Et si tu souhaites, toi aussi, organiser ton quotidien facilement grâce à Notion, je t’invite à te procurer, pour seulement 7€, le template que j’ai pensé spécialement pour toi : le Notion Planner 2024 ! Autrement dit un super planner numérique, aussi élégant et minimaliste que pratique, qui t’accompagnera jour après jour dans l’accomplissement de tes objectifs pour l’année 2024. Clique ici pour en savoir plus, chère entrepreneure !]

N°2 : Mes objectifs sont décomposés

Avant, j’avais tendance à me fixer des objectifs ambitieux (et complètement flous) et à m’arrêter à ça. Exemple : je veux lancer un blog ! « Ok ma grande, tu veux lancer un blog ? Mais est-ce que tu peux m’en dire plus ? Préciser un peu cet objectif et le décomposer ? »

Très honnêtement, chère entrepreneure, balancer un gros objectif comme ça, sans aller plus loin, c’est l’échec assuré ! Exactement comme se dire « je veux perdre du poids ». Ca ne veut rien dire et ça ne sert à rien, si :

• on ne rentre pas plus dans le détail : « ok perdre du poids mais combien de poids ? Et en combien de temps ? »
• on ne décompose pas au maximum l’objectif en sous-objectif (voire en sous-sous objectif). Exemple : je veux perdre 10 kilos en 6 mois, donc environ 1,5kg par mois. Et pour perdre 1,5kg par mois, je vais me fixer comme sous-objectif de manger des légumes à chaque repas, de faire 3 séances de sport par semaine, les lundis, mercredis et vendredis, de ne boire de la bière qu’une fois par semaine …)

Le fait de préciser et de décomposer ses gros objectifs est indispensable pour avancer. Sans ça, on se retrouve coincée en bas d’une montagne qui nous semble impossible à gravir. Perdue, apeurée, bloquée !

Donc voilà comment je procède personnellement, pour rendre mes objectifs réalisables et atteignables :

1. Je me fixe de gros objectifs annuels, que je décompose en sous-objectifs trimestriels et en sous-sous objectifs mensuels
2. Je fais en sorte que chacun de mes gros objectifs soient précis, mesurables et réalistes (exemple : on oublie les « Je veux perdre 10kg en 3 semaines » ! Impossible à accomplir et surtout terrible et traumatisant pour son corps)
3. Chaque semaine (et chaque jour), je dresse mes to do list en me basant sur mes objectifs mensuels. Toutes les choses que je prévois de faire sont cohérentes par rapport à mes big goals et me permettre d’avancer vers leur accomplissement.

[Tu es en train de lancer ton business (ou tu t’apprêtes à le faire) ? Découvre les 5 leçons que j’ai apprises au lancement de ma propre entreprise (et qui pourront, j’en suis sûre, t’aider à mieux gérer tes premiers pas d’entrepreneure)].

N°3 : Je dresse des to do list quotidiennes raisonnables

Dans le point précédent, je te parlais de mes to do list. Et j’y reviens ici ! Oui, c’est vraiment indispensable, pour avoir une organisation en béton armé, de savoir exactement ce que l’on doit faire chaque jour. De ne pas bosser à l’aveugle ou encore de se laisser happer par les urgences et les priorités imposées par d’autres.

Mais l’erreur que j’ai longtemps faite et qui a (très souvent) ruiné mon organisation, c’est d’être trop ambitieuse avec mes to do list quotidiennes et hebdomadaires. De les surcharger à l’extrême (et donc de ne pas pouvoir les terminer. Et de finir par me décourager).

Je ne vais pas te mentir : ce n’est pas simple de trouver le juste milieu, de se dresser des to do list assez challengeantes mais, en même temps, pas irréalistes. Mais petit conseil pour t’aider à y parvenir : prend le réflexe de tracker ton temps. Chronomètre chacune de tes tâches pendant plusieurs semaines (j’utilise personnellement l’appli web gratuite Clockify pour ça). Au fur et à mesure, tu commenceras à avoir une idée plus précise du temps que tes missions récurrentes te prennent (exemple : je sais maintenant qu’il me faut entre 1h30 et 2h pour préparer, écrire et programmer un article de blog).

Secret n°4 : Je fais le point au début et à la fin de ma journée de travail

Alors, ça va peut-être te sembler trèèèèèèèèès bateau mais je crois que c’est ça qui a le plus révolutionné mon organisation. J’ai toujours eu tendance à me définir des objectifs mensuels et hebdomadaires. Mais au quotidien … Zéro. J’étais complètement détachée de mes objectifs (et complètement capable de me fixer des to do list quotidiennes que je n’allais absolument pas suivre). La contre-productivité en action, mesdames et messieurs !

Honnêtement, je n’aime pas les routines (j’ai même tendance à les fuir comme la peste). Mais pour être organisée, c’est un must have, les routines. Ce n’est pas négociable ! Et j’ai fini par l’accepter (aussi têtue que je sois). Du coup, j’ai pris l’habitude de faire le point sur mes tâches quotidiennes 2 fois par jour : le matin avant de commencer (ça me permet de savoir ce que j’ai à faire dans la journée) et le soir une fois ma journée de travail terminée (je fais le bilan de ce que j’ai fait dans la journée et je prépare celle du lendemain).

Honnêtement, ça me prend max 10 minutes par jour mais … Ca change vraiment TOUT pour moi.

[Pas facile de garder le cap et de rester motivée au lancement de son entreprise. Pour t’aider à préserver ta détermination et te rebooster, j’ai rassemblé pour toi 20 citations ultra motivantes et inspirantes spéciales entrepreneuriat. A relire en boucle, chère entrepreneure !]

N°5 : Je priorise et je relativise

Etre organisée, ça veut aussi dire savoir prioriser. Ne pas paniquer quand on a un million de choses à faire et savoir repérer les choses vraiment importantes. Les tâches qu’il faut accomplir en priorité. Mon conseil pour y parvenir ? Toujours garder en tête ses big objectifs. Et se demander à chaque fois « Est-ce que cette tâche va m’aider à l’atteindre ? Ou est-ce que c’est secondaire et ça peut attendre ? » Et (pas simple mais aussi primordial) apprendre à dire non et à ne pas laisser les autres (nos clients, nos prospects, nos followers mais aussi nos proches), nous imposer LEURS priorités. LEURS urgences !

Autre point essentiel : apprendre à relativiser. Non, ce n’est pas un drame si je n’ai pas fait la moitié des choses sur ma to do list. Non, je n’ai pas besoin de travailler jusqu’à minuit pour tout terminer. Et oui, ça peut attendre demain ! J’ai bien conscience (pour le vivre très souvent) qu’il n’est pas facile de couper, d’arrêter de travailler quand on est passionnée par ce que l’on fait. Mais pour avoir et garder une bonne organisation, il est aussi primordial de savoir dire STOP. J’arrête, je reprendrai demain. Sans ça, on finit forcément par s’essouffler et à perdre en efficacité/productivité, c’est inévitable !

Voilà donc mes 5 secrets pour mieux organiser mes journées de maman entrepreneure. J’espère de tout cœur que cet article pourra t’aider à gagner en efficacité et en productivité, dans ton quotidien de business woman surbookée. Pour conclure, dernier petit conseil : ne passe pas des joooooooours à te bâtir un système d’organisation ultra sophistiqué ! Oui, bien sûr, c’est important de te poser pour repenser ta façon de travailler et de t’organiser.

Mais mise plutôt sur la simplicité, quitte à ajuster au fur et à mesure. Par exemple, si tu souhaites, comme moi, créer un espace Notion dédié à ton entreprise, commence simple, avec les choses les plus basiques. Et ajoute de nouvelles fonctionnalités progressivement, au fil de tes besoins et de tes envies. Rappelle toi que passer 3 semaines à bâtir ton système d’organisation, c’est ce qu’on appelle de la procrastination active ! Ton but premier, c’est avant tout de passer à l’action ! Pas de passer des heures à dresser des plans d’action que tu n’appliques jamais ! Voilà, ça c’était le petit bottage de fesses de fin d’article (que j’aurais clairement pu écrire pour la moi d’il y a quelques années 😆) !